一、需要做些什么？

　　会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

　　二、谁来筹划会议？

　　从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

　　会议筹划者的职责：

　　作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

· 善于与人共事
· 善于注意小节
· 善于解决问题
· 善于与人协商
· 能够管理会议财务事宜
· 能够安排恰倒好处的菜单
· 能妥善接待贵宾和外国客人
· 熟知各种礼仪
· 行事果断、执着

　　会议筹划者的任务：

· 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
· 制定会议议程
· 了解可供使用的场所和设施情况
· 选择或提议合适的场所
· 检查并比较各项设施
· 安排交通事宜
· 协调会务工作人员的活动
· 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
· 确定各项工作的时间安排
· 视察选定的场所和设施
· 与各有关方面进行接洽（旅行社等）
· 同会议发言人和各位贵宾进行联系

　　三、在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：

· 预计召开会议的日期；
· 会议预计召开几天；
· 打算在什么地方召开会议；
· 会议形式或程序是什么；
· 需要多大的场地；
· 将有多少人到会；
· 会议预算是多少；
· 打算选用什么级别的酒店和设施；
· 打算选用最高级的房间标准是什么；
· 谁来制作会议邀请函；
· 会议需要向与会者打印相关资料吗？
· 会议的发言人有哪些？
· 会议需要什么样的视听设备；
· 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
· 与会者可以携带家属吗？
· 打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？